Vypracování kompletní dokumentace pro kontrolní orgány

Potřebujete mít v pořádku všechny povinné dokumenty pro hygienu, požární ochranu, BOZP, GDPR, ubytování nebo gastro provoz?
Připravím vám kompletní a přehlednou dokumentaci, která splňuje aktuální zákonné požadavky – tak, aby byli úředníci spokojeni a vaše peněženka ušetřena před možnou pokutou.
Úzce spolupracuji také s odbornými certifikovanými firmami, které zajišťují pravidelné technické a bezpečnostní revize, aby byla veškerá dokumentace i provoz vždy v plném souladu s platnou legislativou.

Postarám se o všechny směrnice, záznamy, školení i provozní řády, které kontrolní orgány běžně vyžadují, a úzce spolupracuji také s certifikovanými firmami zajišťujícími odborné technické revize. Součástí mé práce je také pravidelná aktualizace dokumentace podle změn legislativy, aby byly vaše podklady vždy 100% v souladu s aktuálními právními požadavky. Všechny mnou vypracované dokumenty budete mít kdykoli bezpečně dostupné online v přehledném cloudovém úložišti – bez složek plných papírů, bez chaosu, vždy na jeden klik. Vy tak můžete dělat to, co umíte nejlépe — starat se o hosty a plynulý chod vašeho podniku — a veškerou administrativu nechte na mně.

GDPR - ochrana osobních údajů

Co musíte mít: Kompletní dokumentaci o zpracování osobních údajů s implementací nařízení EU, dle aktuálního faktického stavu operací zpracování ve Vaší společnosti spolu se smlouvami pro Vaše obchodní partnery, kteří mají přístup k osobním údajům ve Vaší společnosti. V rámci zpracování osobních údajů je nezbytné vést záznamy o všech operacích zpracování, řádně a včas poučit všechny zaměstnance i další subjekty údajů (např. návštěvníky webových stránek apod.). Mezi povinnosti patří také prohlášení o osobních údajích na webových stránkách, provoz a informační povinnost zaměstnavatele. Součástí dokumentace musí být i záznamové systémy (GPS, kamerový systém, docházkový systém apod.).

Proč ji musíte mít: Zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a Nařízení Evropské rady č. 2016/679 – GDPR.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

Co musíte mít: Kompletní dokumentace bezpečnosti práce, která zahrnuje hlavní činnost společnosti, včetně činnosti zaměstnanců. Hodnocení pracovních rizik podle zákona č.309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci

uchovávejte záznamy:

1. školení zaměstnanců nejméně jednou za 24 měsíců,

2. osobní ochranný prostředek,

3. pracovní postupy,

4. pracovní úrazy,

5. vyhrazené technické vybavení,

6. pracovní zařízení spolu s návodem k jeho použití.

Proč ji musíte mít: Zákon č.262/2006 Sb. Zákonník práce a zákon č.309/2006 Sb o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a zákon č.225/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 309/2006 Sb..

Zákonný základ systému HACCP

Povinnost zavést a dodržovat systém HACCP ukládají provozovnám tato nařízení a zákony:

1. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 852/2004

o hygieně potravin
– ukládá povinnost mít zavedené postupy založené na principech HACCP všem provozovnám, které nakládají s potravinami.

2. Zákon č. 110/1997 Sb., o potravinách a tabákových výrobcích

– stanoví povinnosti provozovatelů potravinářských podniků, dohled nad bezpečností potravin a odpovědnost provozovny za bezpečnost pokrmů.

3. Vyhláška č. 137/2004 Sb.

o hygienických požadavcích na stravovací služby
– upravuje hygienu provozu, manipulaci s potravinami, povinné standardy čistoty a požadavky na provozy restaurací, kuchyní a občerstvení.

4. Nařízení ES č. 178/2002 (General Food Law)

– stanovuje obecné zásady bezpečnosti potravin a odpovědnost provozovatele za zdravotní nezávadnost jídla.

Informační / Kybernetická bezpečnost

Co musíte mít: Kompletní dokumentace informační bezpečnosti pro všechny procesy, které by mohly být ohroženy vnějšími informačními/kybernetickými vlivy. Dále je nutné zavést interní směrnice pro zaměstnance, řádně je proškolit v dané problematice a nastavit základní technická, personální a bezpečnostní opatření ve vaší organizaci.

Proč ji musíte mít: Zákon č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti a zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Nakládání s odpady

Co musíte mít: Kompletní dokumentaci odpadového hospodářství, která identifikuje všechny činnosti vaší organizace, které jsou spojeny s odpadovým hospodářstvím a životním prostředím. Vést evidenci ve formě registračních listů odpadů a evidenčních listů nebezpečných odpadů, následně ji na konci roku zpracovat a do 28. února následujícího roku předložit zprávu nebo zprávu o vzniku odpadů a nakládání s nimi, kde je rozpis veškerého odpadu vaší společnosti za uplynulý rok. Zpráva musí být předložena příslušnému okresnímu úřadu.

Proč ji musíte mít: Zákon o odpadech č. 541/2020 Sb.

Sanitační řád

Sanitační řád je povinný dokument každé potravinářské provozovny podle Vyhlášky č. 137/2004 Sb. o hygienických požadavcích na stravovací a ubytovací služby.
Stanovuje závazný systém úklidu, čištění a dezinfekce všech prostor, zařízení i nástrojů, aby byla zajištěna zdravotní nezávadnost provozu, prevence kontaminace a bezpečnost potravin.

Sanitační řád slouží jako praktický návod pro personál a zároveň jako důkazní dokument při kontrolách hygieny.

Co musí sanitační řád obsahovat

1. Přesný seznam všech prostor

• kuchyně

• myčka / umývárna

• sklady potravin

• lednice a mrazáky

• výdej jídel

• bar, kavárna, bufet

• sociální zařízení

• venkovní prostory (pokud se zde manipuluje s potravinami)

2. Seznam povrchů a vybavení

Např.: pracovní stoly, dřezy, krájecí desky, sporáky, grily, fritézy, digestoře, chladicí zařízení, regály, doplňky, obaly na potraviny.

3. Popis způsobu čištění

U každé položky musí být uvedeno:

• Jak se čistí (mechanicky, chemicky, oplach, dezinfekce, sanita)

• Jaký přípravek se používá

• Koncentrace nebo ředění

• Doba působení

• Teplota vody (pokud je určena)

• Postup krok za krokem

4. Frekvence čištění

Typicky:

• denně

• po každém použití

• týdně

• měsíčně

• podle aktuální potřeby

• generální úklid – 1× měsíčně / 1× za 3 měsíce

5. Odpovědné osoby

Sanitační řád musí obsahovat jména nebo pozice:

• kdo provádí úklid

• kdo kontroluje

• kdo zodpovídá za vedení záznamů

• jak se řeší závady (např. rozbitý spotřebič, znečištěný sklad apod.)

6. Sanitační prostředky

Seznam používaných prostředků:

• název

• typ (čisticí / dezinfekční)

• účel

• způsob použití

• bezpečnostní pokyny

• kde jsou skladovány

7. Záznamy o úklidu

Součástí sanitačního řádu jsou evidenční listy:

• datum

• co bylo vyčištěno

• kdo provedl

• kdo zkontroloval

• poznámka o závadách

Tyto záznamy slouží jako důkaz pro hygienu, že je řád dodržován.

Proč je sanitační řád důležitý

• zajišťuje bezpečnost potravin

• snižuje riziko kontaminace

• chrání zdraví hostů

• zajišťuje pořádek v provozovně

• je povinný při kontrole hygieny

• chrání personál před sankcemi

Provozní řád

Řeší kompletní chod provozu:

• příjem zboží

• skladování

• příprava pokrmů

• mytí nádobí

• úklid

• osobní hygiena

• odpady

• BOZP v praxi

• firemní odpovědnosti

Řád ubytovacího zařízení (Provozní řád ubytování)

Povinný pro každý penzion, hotel, kemp:

• pravidla ubytování

• bezpečnost hostů

• tichá hodina

• používání kuchyňky

• pravidla úklidu

• evakuační pravidla

• odpovědnost hostů a provozovatele

Směrnice o zacházení s alergeny

Povinné:

• seznam alergenů

• tabulka k jídelnímu lístku

• proškolení personálu

Směrnice o zacházení s reklamací

Pro ubytování i stravování:

postup přijmu reklamace

lhůty

evidence reklamací

odpovědnost

Evidenční a revizní povinnosti

Provozovatel musí vést:

revize elektro

revize plynu

revize komínů

revize hasicích přístrojů

kontroly myček a konvektomatů

kontroly deratizace

Minimální zabezpečení – síťové požadavky na zaměstnance

Co musíte mít: Kompletní dokumentaci, která obsahuje:

1. bezpečnostní manuál budovy,

2. personální bezpečnost,

3. použití kryptografických prostředků a šifrování,

4. seznamte zaměstnance s přijatelným používáním hesel,

5. použití Wi-Fi,

6. povinnosti zaměstnance v souvislosti s používáním přenosných médií a zařízení,

7. směrnice o bezpečném používání informačních systémů,

8. řízení kontinuity podnikání,

9. způsoby, jak se chránit před internetem,

10. použití firemního hardwaru – u,

11. atd.

Proč ji potřebujete mít: Zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů a Nařízení Evropské rady č. 2016/679 – GDPR a zákon č. 181/2014 Sb. o kybernetické bezpečnosti a o změně některých zákonů.

Registraturní plán a pořádek - archivace

Co musíte mít: Kompletní dokumentaci tzv. registraturního plánu a objednávek, která jasně stanoví lhůty vyplývající z jednotlivých legislativních předpisů spolu s interními lhůtami pro dokumenty a spisy, které legislativním předpisům nepodléhají. Součástí této agendy je i matrikářský deník, termíny pro ukládání dokumentů, skartace dokumentů.

Proč ji musíte mít: zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Ochrana proti požáru

Co musíte mít: Kompletní dokumentaci požární ochrany pro zaměstnance a pro provozovnu, ve které podnikáte, spolu se školením zaměstnanců. Zařízení musí mít vždy aktuální pokyny k požárnímu poplachu a plán požární evakuace.

Uchovávejte záznamy:

1. preventivní požární prohlídky,

2. kontroly hasicích přístrojů,

3. požární kryty,

4. hadicová a hydrantová zařízení.

Proč ji musíte mít: Zákon č. 133/1985 Sb. o požární ochraně a jeho prováděcí předpisy.

Směrnice o pracovněprávních vztazích

KONTAKTUJTE MĚ